Praktische zaken

Leerlingadministratie

Aanmelden leerling

U bent van harte welkom bij ons op school. In een kennismakingsgesprek leren we elkaars visie kennen en kunt u als ouders beoordelen of u onze school uw vertrouwen kunt geven. We vertellen over onze school en ons onderwijs. We laten de school zien en er is ruimte voor vragen.


U bent na dit gesprek niet verplicht om uw kind bij ons in te schrijven. Het maken van een schoolkeuze moet zorgvuldig gebeuren en misschien wilt u hier nog iets langer over nadenken. Wel adviseren we om tijdig aan te melden omdat we slechts beperkte capaciteit hebben om nieuwe leerlingen te kunnen plaatsen.


Bij een aanmelding nemen we (na uw toestemming) contact op met eventuele voorschoolse organisaties. Dit is in de gemeente Dordrecht afgesproken door de besturen van de verschillende betrokken organisaties en de gemeente. Deze afspraken zijn vastgelegd in een convenant.


Peuterspeelzaal

Soms zijn er wachtlijsten om kinderen op de speelzaal te plaatsen, daarom doet u er goed aan om tijdig aan te melden. Informeer hiernaar bij een van de peuterleidsters. De medewerkers van de speelzaal staan u graag te woord en kunnen u alle gewenste informatie verschaffen. Meer informatie vindt u op de website van Stichting H³O.

Voor aanmelding kunt u bellen of mailen naar Leonie Bax van Stichting H³O.


Tussentijdse instroming

Bij tussentijdse instroming wordt altijd contact gezocht met de directeur en/of intern begeleider van de school waar uw kind op dat moment verblijft. Om een goede voortgang van het onderwijs te realiseren is het noodzakelijk om onderzoekgegevens en testresultaten uit te wisselen. Vervolgens neemt het managementteam een besluit of de desbetreffende leerling geplaatst kan worden op Evangelisch IKC Eden. 

Aanmelden vanuit de peuteropvang

De ouders van kinderen op de peuteropvang kennen de school al van horen en zien. Als u de keuze hebt gemaakt om uw kind op Evangelisch IKC Eden te plaatsen en ons dit hebt laten weten, ontvangen wij met uw toestemming de uitwisselingsgegevens van de collega’s van de peuteropvang. Sinds enige tijd is het ook mogelijk om uw kind tegelijkertijd aan te melden voor de peuteropvang en voor school.


Voor aanmelding kunt u bellen of mailen naar Leonie Bax van Stichting H³O.

Eerste kennismaking

De keuze voor een school voor uw kind is een serieuze zaak. Bij ons krijgt u de kans om op de meest vrijblijvende manier kennis te maken met onze school. We laten u de school zien en vertellen over ons onderwijs. Een telefonische afspraak met de directeur is voldoende. Na een dergelijk kennismakingsgesprek kunt u besluiten het inschrijfformulier in te vullen. De leerkracht bij wie uw kind in de groep komt neemt contact met u op voor het eerste schoolbezoek.

Als u al een kind op onze school hebt, is een gesprek zoals hierboven beschreven niet meer nodig. U kunt via onze website of via SchouderCom een formulier downloaden. Wel is het mogelijk dat wegens bijzonderheden omtrent het aan te melden kind een gesprek belangrijk is. Dat kunt u bij inlevering van de formulieren vermelden.

Wijzigingen contactgegevens doorgeven

Bij de aanmelding vragen we u om veel gegevens, die we opnemen in onze administratie. Sommige gegevens zijn van belang voor onszelf, andere gegevens zijn nodig voor de overheid. Zo wordt bijvoorbeeld gevraagd om uw opleidingsniveau. Uiteraard gaan wij vertrouwelijk met deze gegevens om.

De volgende informatie willen we graag tijdig van u hebben (via het formulier Actuele gegevens –te downloaden op de website– of eventueel per e-mail):

  • Wijziging van telefoonnummers en extra 06-nummers van u of opa/oma/oppas.
  • Eventuele allergieën en diëten van uw kind
  • Wijziging van gezinssituaties
  • Van welke kinderopvang uw kind gebruik maakt.
  • Problemen die van invloed kunnen zijn op het welzijn en het leren van het kind.
  • Als een kind opgehaald wordt door iemand anders dan we gewend zijn.

Als uw e-mailadres wijzigt kunt u dit zelf aanpassen in uw menu van Schoudercom.nl

Leeringenvervoer

Onze school heeft geen eigen vervoersdienst. Voor kinderen die vervoerd moeten worden over een afstand van meer dan 6 km, kan er een vervoerskosten tegemoetkomingsregeling aangevraagd worden bij de gemeente. Dit geldt overigens alleen als er geen basisschoolschool is in de buurt is met dezelfde identiteit. Aanvraagformulieren kunt u opvragen bij de gemeente waar u woont.

Protocollen

Gedragscode

Op onze school dienen we ons te houden aan de vastgestelde gedragscode van de Stichting H³O. Hier staat o.a. in dat leerlingen en medewerkers respect verschuldigd zijn aan elkaar en aan alle andere mensen in de school. Ook zijn zij respect verschuldigd aan alle goederen van elkaar en van de school. Ook hebben we op schoolniveau een gedragscode opgesteld richting de leerlingen en hanteren wij een anti-pestprotocol.

Vertrouwelijke informatie

Ouders die actief zijn binnen de school, zien soms zaken of horen soms ‘interne’ informatie (over personeel, ouders of kinderen) die privacygevoelig is. Daarom geldt voor alle ouders die zich (vrijwillig) inzetten voor de school dat zij in voorkomende gevallen moreel handelen en dat zij strikt vertrouwelijk omgaan met deze informatie. Ouders die zich inzetten voor de school conformeren zich daarmee aan deze afspraak.

Kleding

De school hanteert geen speciale kledingregels, maar een aantal verwachtingen willen we hier uitspreken. De kinderen moeten kleding aan hebben welke afgestemd is op het weer en het klimaat. Tevens kleding waarin ze de schoolactiviteiten goed kunnen uitvoeren en waarin zij zich prettig voelen. Wij willen hieraan toevoegen dat modekleding, merkkleding of trendy kleding wat ons betreft geen bepaalde status vertegenwoordigen. Tevens dragen de kinderen geen hoofddeksels tijdens schooltijd. Daarnaast is het noodzakelijk voor de leerkracht de ogen van de leerling altijd te zien, zodat oogcontact mogelijk is.

Hoofdluis

Luizen kunnen in elk gezin voorkomen. De aanwezigheid van luizen zegt niets over de hygiëne in een gezin. Alle leerlingen worden na elke schoolvakantie door enkele ouders gecontroleerd. Op deze dagen daarom liever geen vlechtjes en gel in het haar van uw kind. Het is op onze school voor iedereen verplicht om hier medewerking aan te verlenen. Als luizen (of neten) zijn geconstateerd bij een kind, worden de ouders van dit kind zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Het is de verantwoordelijkheid van ouders om de hoofdluis direct te behandelen. Het kind mag pas weer op school komen als de behandeling succesvol is afgerond. Als meerdere keren achtereen luizen worden geconstateerd bij dezelfde leerling, kan de school de GGD of andere externe personen/instanties inschakelen.

Voor meer informatie over hoofdluis en de bestrijding ervan: http://landelijksteunpunthoofdluis.nl

Media

De school vindt het belangrijk dat de leerkrachten en ouders zich bewust zijn van de invloed van de media op gedrag en taalgebruik van de kinderen. Wanneer de leerkracht hier vragen of zorgen over heeft zal hij hierover een gesprek beginnen.

Meldcode kindermishandeling

In 2011 is de nieuwe wettelijke meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling ingevoerd voor alle beroepskrachten in het onderwijs, de kinderopvang, de jeugdzorg, de (jeugd)gezondheidszorg, maatschappelijke ondersteuning en justitie. Het is in feite een stappenplan dat beroepskrachten ondersteunt in de omgang met signalen van huiselijk geweld en kindermishandeling.

Dyslexie en rekenproblemen

Volgens het dyslexieprotocol worden kinderen waarbij het vermoeden van dyslexie bestaat, gescreend. Zo kan het onderwijs voor hen aangepast worden en wordt het leren zo min mogelijk belemmerd. Voor kinderen met ernstige rekenproblemen zal in de toekomst een soortgelijk protocol worden toegepast.

Schorsing en verwijdering van leerlingen

Dit protocol treedt in werking bij een ernstig incident. Daaronder verstaan we voortdurend, storend agressief of bedreigend gedrag van een leerling, waardoor de veiligheid van de andere leerlingen, het personeel of de ongestoorde voortgang van het onderwijs wordt bedreigd. Of waardoor het onmogelijk wordt gemaakt de nodige onderwijszorg te bieden, alsmede bedreigend of agressief gedrag van ouders/verzorgers van een leerling. Er worden t.a.v. de leerling drie vormen van maatregelen gehanteerd: time-out, schorsing en verwijdering. Wat betreft gedrag van een ouder is de volgende maatregel van toepassing: ontzegging van de toegang tot de school en het schoolterrein. Het volledige protocol schorsing en verwijdering van leerlingen vindt u op de website van de Bavinckschool.

Protocol Medisch handelen

Wij hanteren een protocol Medisch handelen op school (te downloaden via de schoolwebsite). Daarin hebben wij beschreven hoe wij omgaan met medicijn-verstrekking en medisch handelen. Ook de richtlijnen voor het aanleveren en bewaren van medicijnen zijn hierin opgenomen, evenals de te volgen procedure als een kind ziek wordt onder schooltijd.

Privacy bescherming

Wij gaan zorgvuldig om met de privacy van uw kind. Scholen in het primair onderwijs zijn voor de vastlegging van de bekostiging van hun onderwijs wettelijk verplicht om persoonsgebonden nummers van hun leerlingen in te voeren in hun administratie. De regels zijn in de Wet Onderwijsnummer (WON) vastgelegd. Op het persoonsgebonden nummer en de eraan gekoppelde gegevens is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Informatie van leerlingen is niet zomaar toegankelijk. De leerlingnummers mogen bijvoorbeeld niet worden gebruikt voor uitvoering van de Vreemdelingenwet.

Klachtenprocedure

Overal waar gewerkt wordt, zijn wel eens misverstanden en worden fouten gemaakt. Dat is op onze school niet anders. U bent altijd welkom om dergelijke zaken (liefst na schooltijd) te bespreken.


Als u een klacht heeft over de gang van zaken of over de handelswijze van een juf of meester, bespreekt u dit eerst met de leerkracht. Komt u er samen niet uit, dan kunt u dit bespreken met de directie of met de interne vertrouwenspersoon. U kunt ook verwezen worden naar de externe vertrouwenspersoon en/of klachtencommissie.


Mocht dat allemaal niet tot het gewenste resultaat leiden dan kunt u een klacht indienen bij het bevoegd gezag van de school Ook bestaat er een landelijke geschillencommissie bijzonder onderwijs.

De volledige klachtenregeling is op school verkrijgbaar.

Regels en afspraken

Auto’s parkeren

Het parkeren van de auto voor de deur is erg lastig. Uw kind afzetten (kiss & ride) is natuurlijk geen probleem. Beperk mogelijke overlast voor omwonenden en het doorgaande verkeer alstublieft zo veel mogelijk. Vooral op vrijdagmiddag zet dan de auto even in de wijk. 

Schoolmaterialen

Vanaf groep 3 vragen veel ouders en kinderen zich af welke materialen zij mee naar school kunnen nemen. De school zorgt eenmaal voor een goede pen. Raakt deze kapot of verloren, dan moet men zelf een nieuwe aanschaffen. De schoolpen hoort altijd op school te zijn. De leerlingen mogen zelf voor een etui, gum of liniaal zorgen. In de bovenbouw is een goede schooltas nodig, omdat het huiswerk niet los mag worden meegenomen. In groep 7 en 8 is een agenda nodig, zodat de leerlingen hun huiswerk te noteren. Het is niet de bedoeling dat speelgoed van thuis wordt meegenomen. Dit kan kwijt raken of kapot gaan. De school kan hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden. Een uitzondering wordt gemaakt voor de kleuters op de speelgoedochtend of -middag.

Regenkleding

Rubberlaarzen mogen niet in de klaslokalen worden gedragen. Als uw kind op laarzen naar school komt, geeft u hem of haar dan sloffen of schoenen mee, graag voorzien van naam.

Verjaardagen en traktaties

Ieder kind mag zijn of haar verjaardag natuurlijk in de groep vieren. Er wordt voor uw kind gezongen en hij of zij mag trakteren. Ook mag de jarige met een klasgenootje de klassen rond om de felicitaties van de andere leerkrachten in ontvangst te nemen. Wij stellen het bijzonder op prijs als u kiest voor een ‘gezonde traktatie’, bijvoorbeeld fruit of groenten.

Speelgoed

Tijdens de reguliere lessen kunnen wij geen aandacht besteden aan meegebracht speelgoed. Speelgoed mag mee naar school op aanwijzing van de leerkrachten, bijv. tijdens een speelgoedochtend. Pistolen en ander gewelddadig speelgoed zijn niet toegestaan.

Fietsen stallen

De kinderen stallen hun fiets in de fietsenrekken van de school. Zorg voor een goed (dubbel) slot. Het stallen van fietsen valt altijd onder de eigen verantwoordelijkheid; de school kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade of diefstal. 

Gebruik van mobiele telefoon

Steeds meer kinderen hebben een mobiele telefoon. Als het nodig is om deze mee naar school te nemen, hebben wij daar geen bezwaar tegen. Echter, in de school en op het schoolplein moet de telefoon onder schooltijd altijd uitgeschakeld zijn (uitgezonderd incidentele afspraken met de groepsleerkracht, bijvoorbeeld in verband met een bijzondere privésituatie).

Kinderen mogen geen audio- en foto/video-opnames maken op school of op het schoolplein met hun mobieltje. Wij adviseren om geen mobiele telefoon mee te nemen naar school als hier geen noodzaak toe is. De school kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor verlies, diefstal of beschadiging.

Roken

Sigarettenrook veroorzaakt hinder. En roken hoort niet thuis bij een basisschool. Daarom is roken op het schoolplein en in de school verboden.

Tussendoortjes

Het is een goed gebruik dat de kinderen halverwege de ochtend iets eten. Geeft u uw kind daarom een lekker stuk fruit mee. 

Verloren spullen

Het is onvoorstelbaar hoeveel kleding in de loop van een schooljaar op school blijft liggen. Gevonden voorwerpen worden verzameld en op een vast punt bewaard. Een aantal keer per jaar geven we iedereen de gelegenheid om te kijken of er wellicht iets van hen tussen zit. Alles wat aan het einde van het schooljaar overblijft wordt aan een goed doel gegeven.

Nogmaals: voorkom het kwijtraken van spullen door de naam van uw kind in de jassen, tassen, broodtrommels, bekers enz. aan te brengen.

Schoolfoto's

Schoolfoto’s

Er worden regelmatig foto’s en videofilmpjes van schoolactiviteiten gemaakt. Dat doen medewerkers, ouders en soms leerlingen of een journalist. Het visuele materiaal kan gepubliceerd worden op SchouderCom.

Zelf foto’s of filmpjes maken

Leerlingen van onze school mogen niet zomaar (zonder toestemming) door ouders in de klas of in de school worden gefilmd, ook niet als een kind bijvoorbeeld jarig is. Dit heeft te maken met de privacy van onze leerlingen. 

Schoolfotograaf

Er worden portretfoto’s gemaakt door de schoolfotograaf. Daarnaast wordt een klassenfoto gemaakt. De ouderraad coördineert dit. U ontvangt hierover tijdig bericht.

Foto’s op de website

Wanneer u beslist niet wilt dat wij foto’s/filmpjes op onze site plaatsen waarop uw kind staat, dan kunt u dit schriftelijk aan de school kenbaar maken. Dan zullen wij uiteraard ons best doen om hier rekening mee te houden. Zonder bericht gaan wij er vanuit dat u geen bezwaar heeft tegen het schoolbeleid dat wij het delen van beeldmateriaal een belangrijk communicatiemiddel vinden.

Filmen ter observatie

Als school filmen we soms in de groepen om leerling- en leerkrachtinteracties vast te leggen zodat deze met de betreffende leerkracht besproken kunnen worden. We gaan als school altijd vertrouwelijk met dit materiaal om en wanneer we een specifieke leerling met behulp van video willen observeren dan zullen we altijd toestemming van de betreffende ouder hiervoor vragen.

Verlofregeling en schoolverzuim

Buitengewoon verlof

In geval van een huwelijk, jubileum of een overlijden in de familie kan buitengewoon verlof worden aangevraagd bij de directeur. Doet u dat vooral tijdig. Zie hoofdstuk 9 voor de formulieren.

Ziek naar huis

Een kind dat ziek is, moet naar huis. Dat is ons uitgangspunt. Wij kunnen namelijk geen medische diagnose stellen en op school de zorg bieden die uw kind op dat moment nodig heeft. In een voorkomend geval zal een medewerker van de school u bellen en vragen om uw kind zo snel mogelijk op te komen (laten) halen.

Schoolvakanties

Hier vindt u een actueel overzicht van schoolvakanties.

Ziekmelden en schoolverzuim

Indien uw kind door ziekte of andere zaken de lessen moet verzuimen, verzoeken wij u ons daarvan vóór 8:30 uur op de hoogte te stellen. Verzuim zonder geldige reden wordt als ongeoorloofd schoolverzuim aangemerkt en wordt gemeld bij het Bureau Leerplicht. Het kan natuurlijk voorkomen dat uw kind te laat op school komt door een doktersbezoek of iets dergelijks. Wij verzoeken u in zo’n geval een briefje mee te geven.


Wanneer u uw kind absent wilt melden, kunt u de school bellen of een mail naar de betreffende groepsleerkracht sturen. Vermeld daarin om wie het gaat, de reden van afwezigheid en de verwachte duur van de absentie. U kunt ook het webformulier op onze website gebruiken om kinderen ziek te melden of een melding versturen via Schoudercom.

Verzekeringen en aansprakelijkheid

Kinderen spelen, stoeien en ravotten. De kans op een ongeval is daardoor aanwezig, ondanks de oplettendheid van de leerkrachten en de veiligheidsvoorzieningen in de school. Voor de school is dit reden om te zorgen voor een collectieve ongevallenverzekering.

Vanaf het begin van ieder schooljaar zijn alle ingeschreven leerlingen, leerkrachten, stagiaires en vrijwilligers van onze school verzekerd. De dekking hiervan is geldig op school, onderweg van en naar school (maximaal 1 uur) en tijdens alle schoolactiviteiten. Schade of ongeval dient zo spoedig mogelijk bij de directeur van de school te worden gemeld. 

Het verzekerd bedrag per ongeval per leerling:

  • € 2.500,00 bij overlijden
  • € 25.000,00 bij algehele blijvende invaliditeit
  • € 1.000,00 bij geneeskundige kosten
  • € 1.000,00 bij tandheelkundige kosten
    (per element)